Wie können wir Ihnen helfen?

OfficePort® Produkt-Updates

Willkommen auf unserer NEWS-UPDATE-Seite von OfficePort®, Ihrem Zugang zu den aktuellsten Neuerungen und Verbesserungen in OfficePort®.

Von funktionsreichen Ergänzungen bis hin zu nahtlosen Optimierungen sind wir bestrebt, unsere Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu erweitern, um die aktuellen und zukünftigen Anforderungen für Unternehmen zu erfüllen.

Entdecken Sie hier die neuesten Funktionen und Verbesserungen!

Januar 2025

Januar 2025

TOP-Themen Lohn-Vorerfassung

NEU: Die Lohn-Vorerfassung mit OfficePort® | Effizient, einfach, fehlerfrei

Die Lohn-Vorerfassung ist ein essenzieller Bestandteil der Personalabrechnung und oft einer der zeitintensivsten Aufgaben im Personalmanagement. Mit der Lohn-Vorerfassung von OfficePort® schaffen Sie die Grundlage für eine fehlerfreie und korrekte Lohnabrechnung – ein entscheidender Faktor für eine reibungslose Verwaltung und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

Mit der Lohn-Vorerfassung von OfficePort® vereinfachen Sie diesen Prozess nachhaltig, sparen wertvolle Zeit und sorgen für maximale Transparenz in Ihrem Unternehmen.

Maximale Steuerbarkeit und Effizienz
Die Lohn-Vorerfassung von OfficePort® verbindet präzise Datenerfassung mit maximaler Flexibilität. Sie ermöglicht eine einfache Steuerung von variablen Entgeltbestandteilen und gewährleistet eine problemlose Übergabe der relevanten Daten an Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihren Steuerberater. So profitieren Sie von einer effizienteren Personalabrechnung bei gleichzeitiger Minimierung administrativer Aufwände.

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TOP-Themen Hinweisgebersystem

NEU: Das Hinweisgebersystem in OfficePort® | Verpflichtend für jedes Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden

Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden sind seit dem 2. Juli 2023 gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einzurichten. Die Übergangsfrist endete am 18. Dezember 2023 – bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder bis zu 20.000 EUR. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern gilt diese Pflicht bereits seit Dezember 2021.

Vollständig integriert und ab sofort verfügbar – das Hinweisgebersystem, das Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt und Ihr Unternehmen schützt!

Gesetzeskonform - einfache Umsetzung gesetzlicher Vorgaben

Das Hinweisgebersystem von OfficePort® ermöglicht Ihnen, die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und eine fristgerechte und gesetzeskonforme Bearbeitung sicherzustellen - ohne hohen manuellen Verwaltungsaufwand.

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TOP-Themen Digitale Personalakte

NEU: Die Digitale Personalakte - Mehr Effizienz, weniger Papier | Jetzt kostenlos für Ihr Unternehmen verfügbar!

Mit der digitalen Personalakte revolutionieren Sie Ihr HR-Management und profitieren von mehr Effizienz, Transparenz und Zeitersparnis. Sparen Sie wertvolle Zeit, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und schaffen Sie Raum für das, was wirklich zählt: Ihr Unternehmen!

Und das Beste? Die Digitale Personalakte steht jetzt in allen OfficePort® Lizenzplänen Essential PLUS und Business 365 kostenlos zur Verfügung. Ohne zusätzliche Kosten profitieren Sie von einer smarten Lösung, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und Ihre Bürokratie auf ein Minimum zu reduzieren.

 

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Zentrale Datenverwaltung: Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente - wie Verträge, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsverträge oder Fortbildungszertifikate - sind digital an einem Ort verfügbar.
  • Papierlose Prozesse: Sparen Sie Kosten und schonen Sie die Umwelt durch digitale Ablage und automatisierte Erinnerungsfunktionen.
  • Zeitersparnis: Der unmittelbare Zugriff auf aktuelle Informationen senkt nicht nur den Verwaltungsaufwand im Unternehmen erheblich, Bearbeitungszeiten, wie das schnelle Finden von Dokumenten, wird dank intelligenter Suchfunktionen nachhaltig minimiert.
  • Platzersparnis: Durch den Verzicht auf physische Aktenordner wird wertvoller Büroraum frei, der anderweitig genutzt werden kann.
  • Automatisierte Erinnerungen: Verpassen Sie keine Fristen mehr – die digitale Personalakte erinnert Sie automatisch an anstehende Ereignisse wie Vertragsverlängerungen, Probezeitenden oder Schulungsbedarf.
  • Individuelle Zugriffsrechte: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf die Daten erhalten, die sie benötigen, und schützen Sie sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.

Wichtig: Unsere digitale Personalakte integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden OfficePort®-Module und eliminiert Medienbrüche.

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

Buchen Sie jetzt Ihren Beratungstermin.

TOP-Themen Digitales Verbandbuch

Das digitale Verbandbuch von OfficePort® | effizient und sicher - gesetzliche Anforderung für jedes Unternehmen

Jedes Unternehmen in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, ein Verbandbuch zu führen und alle Erste-Hilfe-Ereignisse zu dokumentieren. Mit dem digitalen Verbandbuch von OfficePort® erfüllen Sie diese Pflicht nicht nur einfacher und sicherer – Sie tun es in einer modernen, zentralen und integrierten Lösung.

Und das Beste? Das digitale Verbandbuch steht jetzt in allen OfficePort® Lizenzplänen Essential PLUS und Business 365 kostenlos zur Verfügung. Ohne zusätzliche Kosten profitieren Sie von einer smarten Lösung, die den Dokumentationsaufwand minimiert und Ihnen dabei hilft, alle gesetzlichen Anforderungen wie die fünfjährige Aufbewahrungspflicht gemäß § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 einzuhalten.

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TOP-Themen Zeiterfassung Zeiterfassungs-Terminal

NEU: Neue Partnerschaft mit Datafox: Gemeinsam in eine innovative Zukunft!

Wir freuen uns, die Zusammenarbeit mit Datafox, einem führenden Hersteller in Bereichen Zeiterfassung, Zutrittskontrolle & Datenerfassung, bekanntzugeben.

Diese Partnerschaft ermöglicht es uns, Ihnen noch leistungsstärkere Lösungen für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Betriebsdatenerfassung anzubieten.

Durch die Integration von Datafox Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen in unsere Lösungen profitieren Sie von:

  • Zuverlässigen und präzisen Geräten, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse einfügen.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit, perfekt abgestimmt auf die Anforderungen moderner Unternehmen.
  • Gemeinsamer Innovationskraft, um Ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Unser Ziel ist es, Ihnen durch diese Kooperation intelligente, zukunftsweisende Lösungen bereitzustellen, die sowohl Qualität als auch Produktivität steigern. Gemeinsam mit Datafox setzen wir neue Standards!

 

Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie Sie von der Partnerschaft profitieren können.

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

Buchen Sie jetzt Ihren Beratungstermin.

Januar 2025

Zeiterfassung Digitale Zeiterfassung

NEUES FEATURE: Präzise Arbeitszeiterfassung mit Blockzeiten – Fair und effizient mit OfficePort®

Optimieren Sie Ihre Zeitwirtschaft: Mit der Blockzeitenerfassung in OfficePort® stellen Sie sicher, dass Arbeitszeiten klar und einheitlich erfasst werden. OfficePort® unterstützt Rundungsintervalle von 5, 10 oder 15 Minuten - und schafft so eine klare, faire Basis für Ihre Zeitabrechnung.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter stempelt sich um 8:57 Uhr ein, aber die Arbeitszeit wird erst ab 9:00 Uhr gewertet.

Ebenso kann es beim Ausstempeln geschehen: Wenn sich der Mitarbeiter um 17:03 Uhr abmeldet, wird die Zeit auf 17:00 Uhr abgerundet.

 

Vorteile im Überblick:

  • Effizienzsteigerung durch Standardisierung: Die Berechnung der Arbeitszeit wird für das Unternehmen vereinfacht, das System reduziert den administrativen Aufwand. Verabschieden Sie sich von aufwendiger minutengenauer Berechnung und schaffen Sie klare Strukturen.
  • Effiziente Zeitabrechnung: Vereinfachte Berechnungsgrundlagen reduzieren den Aufwand für die Lohnbuchhaltung und schaffen konsistente Ergebnisse.
  • Automatisierte Rundung: Kein manuelles Eingreifen notwendig – Arbeitszeiten werden automatisch auf die gewünschten Blockintervalle gerundet.
  • Fairness für alle Mitarbeitenden: Einheitliche Regel garantieren Transparenz und vermeiden Diskussionen über Kleinstabweichungen.
  • Integration in bestehende Prozesse: Blockzeiten lassen sich nahtlos in Ihre OfficePort®-Umgebung und das OfficePort® Zeiterfassungssystem einfügen.

 

Vermeiden Sie Kleinstkorrekturen, minimieren Sie Fehlerquellen und sparen Sie wertvolle Zeit in der Verwaltung. Mit der Blockzeitenerfassung schaffen Sie eine effiziente und zukunftssichere Grundlage für Ihre Arbeitszeitprozesse.

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Zeiterfassung Zeiterfassungs-Terminal

NEU: OfficePort® unterstützt jetzt Zeiterfassungsterminals

Ob Produktionshallen, Büros oder Baustellen – Zeiterfassungsterminals bieten insbesondere für Unternehmen mit festen Arbeitsstätten, hoher Mitarbeiteranzahl oder besonderen Sicherheitsanforderungen eine robuste und zuverlässige Lösung. Sie minimieren Fehlerquellen, erhöhen die Sicherheit und schaffen Transparenz – eine ideale Ergänzung für moderne Zeitwirtschaftssysteme.

Ab sofort können Sie moderne Zeiterfassungsterminals direkt in Ihre OfficePort®-Umgebung integrieren. Damit wird Ihre Zeiterfassung noch präziser, effizienter und benutzerfreundlicher – ideal für Unternehmen, die ihre Arbeitszeitprozesse digital und zukunftssicher gestalten möchten.

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Führerscheinkontrolle

NEUES FEATURE: Führerscheine mit Datei-Anhängen – Wichtige Dokumente direkt hinzufügen

Die neueste Funktionalität in der Führerscheinkontrolle von OfficePort® ermöglicht es Ihnen, direkt wichtige Dokumente wie Prüfungszertifikate, Gesundheitsnachweise und weitere relevante Informationen an Ihrem digitalen Führerschein anzuhängen.

Kein Suchen mehr nach separaten Dokumenten – OfficePort® ermöglicht Ihnen eine bessere Nachverfolgbarkeit aller wichtigen Unterlagen, eine klare Darstellung sämtlicher Informationen und stellt sicher, dass alle Dokumente stets aktuell und verfügbar sind – und das an nur einem Ort.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Bessere Nachverfolgbarkeit: Alle Informationen an einem Ort, vereinfacht die Verwaltung.
  • Erhöhte Effizienz: Kein Suchen mehr, alles digital verknüpft.
  • Transparenz: Klare Darstellung aller relevanten Führerscheininformationen.
  • Fehlerreduktion: Minimierung von Fehlern durch eine zentrale Ablage.
  • Einfache Aktualisierung: Dokumente lassen sich problemlos ergänzen oder anpassen.
  • Verbesserte Compliance: Alle Unterlagen sind stets aktuell und erfüllen rechtliche Anforderungen.
  • Erweiterte Nutzererfahrung: Benutzerfreundliche Verwaltung der Führerscheindaten.

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Dokumentencenter

Abgesichert: Einfache Freigabesteuerung

Steuern Sie einfach und sicher Freigaben/Zugriffe auf die wichtigsten Ordner und Dateien im OfficePort®-Dokumentencenter.
 
Das Modul „Dokumentencenter in OfficePort®“ wurde fachlich und funktional erweitert. Jetzt haben Unternehmen die Möglichkeit, individuelle Freigaben auf Ordner oder Dokumente, wie z. B. das QS-Handbuch für Personen, Gruppen und Fachbereiche, auf einfache Weise zu verwalten.
 
Mit der erneuerten Freigabefunktionalität können Sie ab sofort das Dokumentencenter, nicht nur passgenau verwalten und organisieren, sondern das Berechtigungskonzept individuell auf Ihre Unternehmensbedürfnisse anpassen.
 
Die Funktion der Freigabe erreichen Sie entweder über das Dreipunkt-Menü oder ganz einfach über das Kontextmenü, bei Nutzung der rechten Maustaste auf dem gewünschten Ordner.
Dokumentencenter

Klever: Präzise Infos durch erweiterte Detailansichten im Dokumentencenter

Das überarbeitete Dokumentencenter von OfficePort® bietet Ihnen jetzt präzisere und umfassendere Einblicke in jeden Ordner und jede Datei.
 
Erhalten Sie wichtige Informationen zur Aktualität Ihrer Dokumente sofort und ganz einfach per Klick. Öffnen Sie die Detailansicht eines Ordners oder einer Datei mit nur einen Klick auf die drei Punkte oder mit der rechten Maustaste.
 
Die fortschrittliche Dokumentenverwaltung von OfficePort® unterstützt Sie effektiv bei der Organisation Ihrer kritischen Unterlagen. Profitieren Sie von schnellem Zugriff auf relevante Informationen, und steigern Sie so die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse. Zudem sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie anderweitig besser nutzen können.
 
Entdecken Sie weitere nützliche Funktionen wie das Archivieren, Freigeben oder Umbenennen von Dateien und Ordnern direkt im Dokumentencenter von OfficePort®. Nutzen Sie die neuen Möglichkeiten, um Ihre Dokumentenverwaltung noch effektiver zu gestalten.