Wie können wir Ihnen helfen?

OfficePort® Produkt-Updates

Willkommen auf unserer NEWS-UPDATE-Seite von OfficePort®, Ihrem Zugang zu den aktuellsten Neuerungen und Verbesserungen in OfficePort®.

Von funktionsreichen Ergänzungen bis hin zu nahtlosen Optimierungen sind wir bestrebt, unsere Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu erweitern, um die aktuellen und zukünftigen Anforderungen für Unternehmen zu erfüllen.

Entdecken Sie hier die neuesten Funktionen und Verbesserungen!

Personalmanagement Personal-Dashboard

Immer bestens informiert: Grafische Darstellung von Systemwarnungen, Meldungen und Handlungsempfehlungen

Das neue Personal-Dashboard im Personalmanagement von OfficePort® bietet Ihnen modernste Werkzeug, um Ihren Personalbereich noch effizienter zu organisieren.

Mit dem neuesten Update analysiert OfficePort® automatisch eine Vielzahl personalrelevanter Informationen und Datengrundlagen und präsentiert diese in einer klar strukturierten Gesamtübersicht im Personal-Dashboard. Sie behalten alle wichtigen Systemmeldungen und Handlungsempfehlungen jederzeit auf einem Blick.

 

Vorteile im Überblick:

  • Frühzeitige Warnungen: Das Dashboard informiert Sie automatisch über notwendige Einstellungen und ausstehende Aufgaben, wie z. B. fehlende Zeiterfassungsgruppen, unzureichend definierten Urlaubskontingenten oder Buchungsüberschreitungen in Flexkonten (Gleitzeitkonten).
  • Effiziente Organisation: Personalrelevanten Themen werden übersichtlich und priorisiert dargestellt, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
  • Klarheit auf einen Blick: Grafische Darstellungen und Systemmeldungen erleichtern die Einordnung und helfen Ihnen, schnell und gezielt zu handeln.

Mit dem neuen Personal-Dashboard optimieren Sie Ihre Prozesse, minimieren Fehler und sparen wertvolle Zeit – für ein effektives und reibungsloses Personalmanagement.

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Fuhrparkmanagement Fuhrpark-Buchungssystem

NEU: Das Fuhrpark-Buchungssystem von OfficePort® | Einfach, Schnell und Effizient

Bringen Sie mit dem Fuhrpark-Buchungssystem von OfficePort® Struktur und Effizienz in Ihre Fahrzeugverwaltung. Ob PKW, LKW oder Transporter – unsere Lösung ermöglicht die reibungslose Organisation sämtlicher Fuhrparkaktivitäten. Alle Buchungen und Verfügbarkeiten sind auf einen Blick einsehbar, wodurch Doppelbuchungen und Missverständnisse der Vergangenheit angehören.

 

Ihr Fuhrpark. Ihre Kontrolle. Mit OfficePort®.

 

Was das Fuhrpark-Buchungssystem von OfficePort® für Sie leistet:

  • Zentrale Verwaltung: Mit unserer Plattform haben Sie alle Fahrzeuge und Buchungen an einem Ort im Blick. Planen und organisieren Sie Ihren Fuhrpark einfach und übersichtlich.
  • Wartung und Sicherheit: Das System erinnert in Kombination mit unserer Fuhrparkverwaltung an Wartungstermine und sorgt dafür, dass nur verkehrstüchtige Fahrzeuge gebucht werden können.
  • Intuitive Bedienung: Mitarbeiter können über unser benutzerfreundliches System direkt Verfügbarkeiten von Fahrzeugen prüfen, schnell und unkompliziert reservieren und buchen.
  • Optimierte Prozesse: Automatisierungen und klare Strukturen minimieren den Verwaltungsaufwand und sorgen für maximale Transparenz.

 

So funktioniert unser Fuhrpark-Buchungssystem:

  • Verfügbarkeitsprüfung: Unsere Lösung prüft in Echtzeit, welche Fahrzeuge verfügbar sind, und zeigt diese klar strukturiert an. Alle Buchungen und Verfügbarkeiten sind auf einen Blick einsehbar, wodurch Doppelbuchungen und Missverständnisse vermieden werden.
  • Fahrzeugauswahl: Mitarbeiter wählen das passende Fahrzeug aus, sei es  PKW, LKW oder Transporter - ob für Dienstreisen, Lieferungen oder spezielle Anforderungen wie E-Fahrzeuge, Schalt-/ Automatikgetriebe oder Anhängervorrichtungen.
  • Reservierung/Buchung: Reservieren oder buchen Sie Fahrzeuge direkt im System für einen definierten Zeitraum – einfach und zeitsparend.
  • Genehmigungsprozess: Optional integriert OfficePort® Genehmigungsworkflows, die sicherstellen, dass Buchungen geprüft und freigegeben werden können.
  • Automatische Dokumentation: Alle Buchungen werden dokumentiert, sodass nachvollziehbar ist, wer welches Fahrzeug gebucht und genutzt hat.

Mit dem Fuhrpark-Buchungssystem von OfficePort® profitieren Sie von einer digitalen, effizienten und transparenten Lösung, die Ihren Fuhrparkalltag spürbar vereinfacht.

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Fuhrparkmanagement

NEUES FEATURE: Wichtige Warn- und Hinweismeldungen im Fuhrparkmanagement durch Datenaustausch mit Führerscheinkontroll-System

Das Fuhrparkmanagement von OfficePort® sorgt für noch mehr Sicherheit und Transparenz in Ihrer Fahrzeugverwaltung! Durch den automatischen Datenaustausch mit der OfficePort® Führerscheinkontrolle erhalten Sie wichtige Warn- und Hinweismeldungen direkt im Fuhrparkmanagement – für maximale Effizienz und Rechtssicherheit.

Automatische Überprüfung und Sicherheit:

  • Hinweise bei ungültigem Führerschein: Das System informiert Fuhrparkverantwortliche klar ersichtlich, wenn ein Führerschein als ungültig markiert wurde, z. B. bei Verlust der Fahrerlaubnis.
  • Warnung bei fehlender Führerscheinkontroll- Aktivierung: Fuhrparkverantwortliche sehen sofort, ob die Führerscheinkontrolle für einen Mitarbeiter aktiviert wurde. Ohne Führerscheinkontrolle keine Fuhrparknutzung!

 

Ihre Vorteile:

  • Rechtssicherheit: Minimiert das Risiko, dass Fahrzeuge von nicht berechtigten Mitarbeitern genutzt werden.
  • Effiziente Verwaltung: Der Fuhrparkmanager erkennt auf einen Blick den Status der Fahrerlaubnis aller zugeordneten Mitarbeiter im OfficePort® Fuhrparkmanagement.
  • Maximale Transparenz: Klare Kennzeichnungen und automatische Prüfungen minimieren Risiken und Fehler.

Mit dem neuen Feature im Fuhrparkmanagement von OfficePort® stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter Firmenfahrzeuge nutzen dürfen – für ein rechtssicheres und effizientes Fuhrparkmanagement.

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Zeitwirtschaft

NEUES FEATURE: Vorausschauende Abwesenheitsplanung für Berufsschultage

Als Ausbildungsunternehmen kennen Sie die Herausforderung: Ihre Auszubildenden müssen für Berufsschultage freigestellt werden – doch wann genau, an welchen Wochentagen und wie oft?

Mit unserer neuesten Erweiterung innerhalb der Zeitwirtschaft von OfficePort® wird die Planung von Abwesenheitszeiten von Berufsschultagen Ihrer Auszubildenden kinderleicht.

  • Abwesenheitszeiten von Anfang an im Blick: Planen Sie die Abwesenheitstage Ihrer Auszubildenden bereits zu Beginn der Ausbildung und behalten Sie alle Abwesenheitszeiten über das gesamte Ausbildungsjahr hinweg im Auge.
  • Flexible Anpassung: Ändern sich die Berufsschultage im neuen Schuljahr oder wechselt der Wochentag? Passen Sie die geplanten Abwesenheiten einfach und unkompliziert.

Mit OfficePort® können Sie jederzeit jahresübergreifende Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden für fundierte Auswertungen abrufen – und das mit nur wenigen Klicks.

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Digitales Verbandbuch

Einreichen von Unfallmeldungen via QR-Code – Innovativ, schnell, einfach und ab sofort verfügbar!

Wir freuen uns, Ihnen eine weitere Innovation für Ihr Digitales Verbandbuch von OfficePort® vorzustellen -Der QR-Code.

Durch einfaches Abscannen des QR-Codes (einfach mit der Kamera Ihres Smartphones) direkt vor Ort, Unfallmeldungen schneller und effizienter über das "Digitale Verbandbuch" einzureichen.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Zeitersparnis: Sofortiger Zugriff auf die Unfallmeldung des Digitalen Verbandbuchs
  • Grenzenlose Einsatzmöglichkeiten: Kleben Sie die Verbandbuch QR-Codes an neuralgische Punkte, wie bspw. auf Hinweismeldetafel im Unternehmen, auf Ihre Verbandskästen, auf Ihren Baustellen oder Außenstellen.
  • Effizienzsteigerung: Beschleunigen Sie mit dem QR-Code den Meldeprozess und verbessern Sie die Reaktionszeit im Notfall.

Setzen Sie auf eine moderne und innovative Lösung, die Sicherheit und Effizienz in Ihrem Unternehmen fördert.

Tipp: Losgelöst vom QR-Code, nutzen Sie zur Kontrolle von Ablaufdaten Ihrer Erste-Hilfe-Kästen doch einfach das Asset-Management in OfficePort® und werden Sie rechtzeitig über den gesetzlich vorgeschriebenen Austausch informiert.

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Personalmanagement Mitarbeiter Self-Services (ESS)

NEUES FEATURE: Krankenkassenwechsel jetzt in den Mitarbeiter Self-Services (ESS)

Mit der neuesten Funktion in OfficePort® wird der Krankenkassenwechsel für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen so einfach wie nie zuvor!

Ab sofort können Mitarbeitende ihren Krankenkassenwechsel eigenständig im Unternehmen melden – unkompliziert und effizient. Im OfficePort® Mitarbeiter Self-Services-Bereich (ESS) lassen sich alle relevanten Informationen wie Krankenkassenname, Wechseltermin und neue Versicherungsnummer sicher eintragen und direkt an den Personalbereich übermitteln.

 

Ihre Vorteile auf einem Blick

Zeitersparnis: Der Wechselprozess wird digitalisiert, vollständig und korrekt erfasst, wodurch der Aufwand für das Personalmanagement minimiert wird.

Automatisierte Weitergabe: Alle Informationen werden direkt an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater übermittelt – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Reibungsloser Übergang: Fristgerechte Anpassung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgt für einen nahtlosen Übergang und zufriedene Mitarbeitende.

Papierlose Prozesse: Reduzieren Sie den administrativen Aufwand und schaffen Sie eine effiziente, digitale Arbeitsumgebung.

Falls der Wechsel manuell gemeldet wird, ist das ebenfalls kein Problem: Personalverantwortliche können die Daten schnell und ohne großen Aufwand erfassen.

Mit der neuesten Funktion von OfficePort® wird der Krankenkassenwechsel für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen so einfach wie nie zuvor!

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Weg von Insellösungen und Excel-Tapeten. Ein Ökosystem, eine Plattform – alles in einer Lösung | das kann nur OfficePort®.

Personalmanagement An- /Abwesenheitsmanagement

NEUES FEATURE: Krankmelde- und Arbeitsunfähigkeitsprozess | Noch effizienter für jedes Unternehmen [TEIL I]

Im Rahmen unseres OfficePort® Efficiency-Programms wurde der Krankmelde- und Arbeitsunfähigkeitsprozess weiter optimiert und noch effizienter für Unternehmen gestaltet.

 

Vorteile im Überblick - neu für OfficePort®-Nutzer

  • Direkte Krankmeldung – Mitarbeitende können ihre Krankmeldung jetzt direkt im System erfassen. Verantwortliche Personen im Unternehmen werden automatisch informiert – ganz ohne Medienbrüche, Telefonate oder manuelle Weiterleitungen. Dadurch können notwendige organisatorische und operative Maßnahmen, wie Terminverschiebungen, Neudispositionen von Kundenfahrten und vieles mehr, umgehend im Unternehmen eingeleitet werden.
  • Einfache Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit – Nach dem Arztbesuch kann die Krankmeldung mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und der nun bekannten voraussichtlichen Ausfallzeit bestätigt werden. Auch hier informiert OfficePort® automatisch die verantwortlichen Personen über die Ausfallzeiten, sodass das Unternehmen rechtzeitig (um-)planen und den operativen Geschäftsbetrieb sicherstellen kann.

 

Diese Neuerungen sorgen für eine noch schnellere und einfachere Organisation von Krankmeldungen und erhöhen gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Unternehmen.

 

Mit OfficePort® einfach besser organisiert!

 

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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